DMS sind Software-Systeme, die den Umgang mit Software-Dokumenten erheblich erleichtern. Jedes Unternehmen erzeugt täglich neue Dokumente (Berichte, Rechnungen, E-Mails, Pläne und vieles mehr). All diese Unterlagen müssen geordnet archiviert und damit verwaltet werden. Der Gesetzgeber hat diverse Vorschriften erlassen. Unter diesen nehmen die Aufbewahrungsfristen eine besondere Stellung ein.
Um die Aktenberge, die im Normal-Fall entstehen, unter Kontrolle zu bekommen, lassen sich alle Dokumente digitalisieren und dann geordnet archivieren. Ein vernünftiges DMS bringt demnach Ordnung und vor allem Zeitgewinn in den Büro-Alltag. Gerade der Zeitfaktor nimmt bei jedem Unternehmen eine besonders wichtige Stellung ein. Zeit ist Geld!
Eine Dokumentmanagement-Software spart in der Regel sehr viel Zeit, was eine Kostenersparnis bei den Personalkosten nach sich zieht. Und so ist es kein Wunder, dass solche Systeme sich immer größerer Beliebtheit erfreuen. Das Return-On-Invest (ROI) lässt entsprechend nie lange auf sich warten. Selbst bei kleineren Unternehmen rechnet sich die Anschaffung eines professionellen DMS in kurzer Zeit.
Niemand muss mehr von den Vorteilen entsprechender Software überzeugt werden. Wir nennen hier die wichtigsten.
- Dokumente werden sehr schnell gefunden
- Der Workflow verbessert sich enorm
- Raum und Platzeinsparung (digital gespeicherte Dokumente benötigen weniger Raum als Aktenregale und -Schränke.
- Sehr schnelle Recherche innerhalb der Dokumente
- Automatisierte Datenerfassung
- Zentralisierung der Datenbasis
- Genaue Erfassung und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte, bei der Bearbeitung der Dokumente (Wer hat was, wann, wie und wo bearbeitet?)
- Bessere Steuerung und Lenkung der Dokument-Verarbeitung
- Korrekte Dokument-Versionierung
- Dokumentvorschau innerhalb der Software
- System-übergreifende Integration des DMS in andere Moderne Software
Wenn Sie Beratung zum Thema DMS wünschen, dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.
